Modèle livret d'accueil : la trame complète
Par Clément · Cofondateur de Lyvo, produit et technologie
Un bon modèle de livret d’accueil suit le séjour dans l’ordre : avant l’arrivée, l’arrivée, le logement, le quartier, le départ. La trame ci-dessous tient en dix sections. Pour chacune, vous trouverez les champs à remplir et une phrase type à adapter. Copiez-la, complétez les crochets, et votre livret est prêt.
Cette page est un outil de travail. Si vous cherchez d’abord à comprendre à quoi sert un livret et comment il s’intègre à votre accueil, commencez par notre guide complet du livret d’accueil numérique, puis revenez ici avec votre logement en tête.
Ce que doit couvrir un modèle de livret d’accueil
Un voyageur ouvre votre livret avec une question précise : où est la clé, quel est le code du Wi-Fi, à quelle heure partir. Il ne lit pas de la première à la dernière page. Votre trame doit donc suivre la chronologie du séjour, pour que chaque réponse se trouve là où il la cherche.
Voici le squelette en dix sections :
- Bienvenue et contact
- Accès et arrivée
- Wi-Fi
- Le logement pièce par pièce
- Équipements et modes d’emploi
- Règles de la maison
- Sécurité et urgences
- Quartier et bonnes adresses
- Services en option
- Départ
L’ordre compte. Le Wi-Fi arrive en troisième position parce que c’est la première chose que le voyageur demande une fois la porte franchie. Le guide d’Airbnb sur le manuel de la maison recommande lui aussi de placer le mot de passe Wi-Fi en tête, pour cette raison. Le départ ferme la marche : le voyageur le consulte la veille au soir, pas avant.
La trame à copier, section par section
Remplacez chaque crochet par vos informations. Gardez les phrases courtes : votre voyageur lit sur son téléphone, souvent debout devant la porte avec une valise.
1. Bienvenue et contact
Champs : votre prénom, un numéro joignable, vos horaires de réponse.
Bienvenue chez [prénom] ! Pour toute question, écrivez-moi au [numéro], je réponds de [heure] à [heure]. En cas d’urgence, appelez directement.
2. Accès et arrivée
Champs : adresse exacte, repère visuel, code de la porte ou de la boîte à clés, étage, heure d’arrivée.
Le logement se trouve au [adresse], porte [couleur] à côté de [repère]. Le code de l’immeuble est [code]. La boîte à clés est à droite de la porte, code [code]. Arrivée possible dès [heure].
3. Wi-Fi
Champs : nom du réseau, mot de passe, emplacement de la box.
Réseau : [nom]. Mot de passe : [mot de passe]. La box se trouve [emplacement] ; si la connexion coupe, débranchez-la dix secondes.
4. Le logement pièce par pièce
Champs : nombre de couchages, linge fourni, rangements disponibles.
Les draps et serviettes sont dans [emplacement]. Des couvertures supplémentaires vous attendent dans [placard].
5. Équipements et modes d’emploi
Champs : un bloc par appareil (plaques, four, lave-linge, chauffage, télévision), trois étapes maximum chacun.
Lave-linge : programme [nom] pour un lavage courant, lessive sous l’évier. Le cycle dure [durée].
6. Règles de la maison
Champs : fumée, fêtes, animaux, bruit après [heure], tri des déchets.
Merci de baisser le volume après [heure], les voisins se lèvent tôt. Les poubelles se trient : [couleur] pour le verre, [couleur] pour le reste.
7. Sécurité et urgences
Champs : extincteur, coupure d’eau et d’électricité, pharmacie de garde, numéros d’urgence (112 en Europe).
8. Quartier et bonnes adresses
Champs : boulangerie, supermarché, trois restaurants, une activité, transports.
9. Services en option
Champs : ménage en cours de séjour, arrivée anticipée, départ tardif, location de vélos, avec leur prix.
10. Départ
Champs : heure limite, où laisser les clés, ce que vous attendez (vaisselle, poubelles, fenêtres).
Le départ se fait avant [heure]. Merci de lancer le lave-vaisselle, de sortir les poubelles et de laisser les clés dans la boîte, code [code].
Cette trame vous donne la structure. Un livret en ligne ajoute à chaque rubrique des photos, des traductions et des services réservables : notre page solutions pour hôtes et conciergeries détaille ce que chaque section peut contenir au-delà du texte.
Les 3 erreurs classiques quand on remplit un modèle
Le pavé illisible
On colle le règlement de copropriété, l’historique du quartier et le mode d’emploi complet de la chaudière. Le voyageur cherche le code du Wi-Fi et tombe sur quatre écrans de texte. Une section, une question, trois à cinq lignes : au-delà, découpez.
L’information périmée
Le restaurant recommandé a fermé en mars, le code de la boîte à clés a changé en juin, la box a été remplacée. Une seule ligne fausse suffit pour que le voyageur doute de tout le reste. Notez une date de relecture en bas de votre fichier et tenez-la à chaque changement de saison.
Le jargon d’hôte
« Check-in autonome via keybox », « linge en option », « ménage de fin de séjour inclus selon conditions ». Vous comprenez ces phrases parce que vous les écrivez tous les jours. Un couple de retraités allemands, beaucoup moins. Écrivez ce que la personne doit faire : « La clé est dans le petit coffre à droite de la porte, code 4512. »
Adapter la trame à votre logement
La même trame sert partout, mais le poids de chaque section change selon le bien.
Studio urbain
L’accès concentre les difficultés : digicode, interphone, ascenseur, numéro de porte, parfois un local à vélos. Détaillez la section 2 avec une photo de la porte d’entrée. La section 8 peut se limiter aux transports et à deux adresses ouvertes tard. Les règles insistent sur le bruit et le tri.
Maison familiale
La section 5 grossit : lave-vaisselle, lit parapluie, chaise haute, barbecue. Ajoutez dans la section 7 les points de vigilance pour les enfants (escalier, piscine, produits ménagers rangés en hauteur). Les services en option prennent du sens : panier de courses à l’arrivée, ménage en milieu de séjour pour une semaine complète.
Logement avec extérieurs
Jardin, terrasse, piscine ou spa demandent un bloc à part : horaires d’utilisation, entretien attendu, consignes d’arrosage, rangement des coussins avant la pluie. Pour un chalet en Valais ou une maison dans le Luberon, prévoyez aussi les consignes de saison : chauffage au bois, déneigement, risque d’incendie.
Du modèle Word au livret numérique
Un modèle Word ou Google Docs suffit pour un premier logement. Les limites apparaissent dès que vous modifiez le livret.
Vous changez le code de la boîte à clés : il faut modifier le fichier, réexporter le PDF, le renvoyer aux voyageurs déjà réservés et réimprimer la version posée sur la table. Vous voulez ajouter une photo du compteur électrique : la mise en page saute. Un voyageur italien arrive : vous traduisez à la main ou vous espérez qu’il lise le français.
Remplir proprement un modèle à la main prend une à deux heures. Avec Lyvo, le point de départ change : l’IA rédige les rubriques à partir de votre logement, reprend les réponses que vous avez déjà données dans vos anciens messages et propose des restaurants et des activités autour de l’adresse. Vous choisissez un design prédéfini, vous relisez, et le livret est utilisable en moins de dix minutes.
La section 9 change alors de nature. Dans un fichier Word, « ménage supplémentaire : 40 € » reste une ligne de texte. Dans un livret en ligne, le voyageur réserve et paie le service directement depuis son téléphone. La page dédiée montre comment passer du modèle au livret d’accueil digital.
Diffuser son livret une fois rempli
Reste à mettre le livret entre les mains du voyageur. Deux canaux couvrent l’essentiel.
Le lien avant l’arrivée
Envoyez-le deux à trois jours avant le séjour, dans le message d’instructions. Le voyageur prépare son trajet, repère la boîte à clés sur la photo et arrive sans vous appeler. Si vos messages partent déjà tout seuls, ajoutez le lien dans le modèle concerné : notre article sur le message automatique Airbnb montre où l’insérer. Vous pouvez aussi automatiser l’envoi des instructions d’arrivée pour l’ensemble de vos réservations.
Le QR code sur place
Imprimez-le sur une petite affiche près de l’entrée, sur le frigo ou à côté de la box. Le voyageur scanne avec l’appareil photo de son téléphone, sans application à installer. Il règle aussi la question « Est-ce que je dois tout réimprimer ? » : le QR code ne change pas, le contenu derrière se met à jour.
Gardez une version papier courte pour les voyageurs qui préfèrent la feuille : contact, Wi-Fi, départ et le QR code vers le reste.
FAQ
Existe-t-il un modèle de livret d’accueil gratuit ?
Oui. La trame en dix sections de cet article est libre d’usage : copiez-la dans un traitement de texte et remplissez les crochets. Pour une version en ligne, plusieurs outils proposent des modèles prêts à l’emploi, dont certains génèrent le contenu à partir des informations de votre logement.
Quelle longueur pour un livret d’accueil efficace ?
Visez trois à cinq lignes par section et dix sections au total. Un livret papier tient alors en quatre à six pages. En ligne, la longueur compte moins que la navigation : le voyageur doit trouver le code d’entrée en deux gestes.
Faut-il un modèle différent par plateforme (Airbnb, Booking) ?
Non. Le contenu reste le même quelle que soit la plateforme de réservation. Seul le canal d’envoi change : un lien dans la messagerie Airbnb, un lien dans le message de Booking, et le même QR code dans le logement.
Comment mettre à jour son livret sans tout réimprimer ?
Passez à un livret en ligne et affichez un QR code dans le logement. Vous modifiez le contenu une fois, et chaque voyageur voit la version à jour, y compris ceux qui ont reçu le lien des semaines plus tôt.
Remplissez la trame ce soir pour un logement, testez-la sur vos deux prochaines réservations, puis ajustez. Quand vous voudrez la décliner sur plusieurs biens ou en plusieurs langues, comparez les formules sur la page tarifs.
