Automatische Nachrichten bei Airbnb einrichten

Automatische Nachrichten bei Airbnb sind geplante Schnellantworten: Sie schreiben eine Vorlage einmal, und Airbnb verschickt sie an jeden Gast zu einem festen Zeitpunkt, etwa direkt nach der Buchung, am Tag vor der Anreise oder ein paar Stunden nach der Abreise. Die Einrichtung dauert rund zehn Minuten, Platzhalter fügen Vorname, Daten und WLAN-Zugang ein.

Das Werkzeug ist kostenlos und funktioniert. Es hat aber Lücken, die Sie meist im ungünstigsten Moment bemerken, zum Beispiel am Freitagabend, wenn ein Gast die Schlüsselbox nicht findet. Hier lesen Sie, wie Sie die Funktion einrichten, welche Nachrichten sich lohnen und wann Sie mehr brauchen.

Warum sich automatisierte Gästenachrichten lohnen

Ich vermiete seit Jahren Ferienwohnungen, und das Muster bleibt gleich: Bei jeder Buchung schreiben Sie dieselben Nachrichten in derselben Phase des Aufenthalts. Buchungsbestätigung, Anreiseinfos, Erinnerung an die Abreise, Bitte um eine Bewertung. Diese Texte jedes Mal von Hand zu tippen, kostet Aufmerksamkeit und bringt Ihnen nichts Neues über Ihre Gäste.

Geplante Nachrichten bringen Ihnen drei Dinge:

• Zeit. Fünf Nachrichten pro Aufenthalt, multipliziert mit jeder Buchung in jeder Wohnung: Da kommt schnell einiges zusammen. Einmal geplant, gehen sie ohne Sie raus.
• Verlässlichkeit. Eine Nachricht, die jedes Mal um 10 Uhr am Vortag der Anreise ankommt, beruhigt Gäste mehr als eine perfekte Nachricht, die nur jedes zweite Mal kommt.
• Eine bessere Bewertung der Kommunikation. Gäste bewerten die Kommunikation mit bis zu fünf Sternen. Kurze Antworten stören selten, Funkstille vor der verschlossenen Tür dagegen sehr. Weitere Hebel finden Sie in unserem Ratgeber für bessere Airbnb-Bewertungen.

Automatisierung ersetzt Sie nicht. Sie verschafft Ihnen Zeit für die Nachrichten, die eine echte Antwort verdienen.

Geplante Nachrichten bei Airbnb einrichten: Schritt für Schritt

Airbnb nennt die Funktion „geplante Schnellantworten“, standardmäßig ist sie ausgeschaltet. Die offizielle Anleitung steht im Airbnb-Hilfe-Center. Am Computer sind es sechs Schritte:

1. Öffnen Sie Nachrichten und klicken Sie auf das Zahnrad für die Einstellungen.
2. Wählen Sie Schnellantworten und dann Erstellen.
3. Wenn Sie verschiedene Unterkunftsarten anbieten, wählen Sie die passende aus.
4. Benennen Sie die Vorlage, schreiben Sie den Text und markieren Sie die Inserate, für die sie gilt.
5. Aktivieren Sie die Planung: Auslöser wählen und Zeitpunkt festlegen (davor oder danach).
6. Speichern Sie.

Die Auslöser folgen dem Ablauf einer Buchung: neue Buchung, Check-in, Check-out. Dazu kommt ein Versatz, etwa „1 Tag vor dem Check-in um 10 Uhr“ oder „2 Stunden nach dem Check-out“. Airbnb versendet in der Zeitzone des Inserats. Das ist wichtig, wenn Sie eine Wohnung im Engadin von Hamburg aus verwalten.

Eine geplante Vorlage gilt für laufende und kommende Buchungen. Legen Sie sie am Dienstag an, erhält sie auch der Gast, der am Donnerstag anreist. Lesen Sie jede Vorlage also gegen, bevor Sie sie aktivieren.

In jeder Buchung sehen Sie außerdem eine Zeitleiste der geplanten Nachrichten. Dort können Sie einzelne Nachrichten überspringen, für diesen Gast anpassen oder früher senden.

Fünf Nachrichtenvorlagen, die Sie sofort planen sollten

Fünf Momente decken den Großteil eines Aufenthalts ab. Die Vorlagen nutzen Platzhalter in eckigen Klammern; fügen Sie diese in Airbnb über das Menü des Editors ein, statt sie zu tippen.

1. Buchungsbestätigung (direkt nach der Buchung)

Hallo [Vorname des Gastes], vielen Dank für Ihre Buchung vom [Check-in-Datum] bis [Check-out-Datum]. Die Anreiseinfos schicke ich Ihnen am Vortag. Bis dahin melden Sie sich gern, wenn Sie Fragen zur Wohnung oder zur Umgebung haben.

2. Anreiseinfos (1 Tag vor dem Check-in, 10 Uhr)

Hallo [Vorname des Gastes], morgen ist alles für Sie bereit. Check-in ab [Check-in-Zeit] unter folgender Adresse: [Adresse]. Wegbeschreibung: [Wegbeschreibung]. Das WLAN heißt [WLAN-Name], Passwort: [WLAN-Passwort]. Gute Reise!

3. Nachfrage am ersten Morgen (1 Tag nach dem Check-in, 11 Uhr)

Guten Morgen [Vorname des Gastes], ich hoffe, die erste Nacht war angenehm. Fehlt etwas? Sagen Sie mir Bescheid, dann kümmere ich mich heute darum.

Diese Nachricht fängt Kleinigkeiten ab, eine kaputte Glühbirne oder ein fehlendes Kissen, bevor sie in einer Bewertung landen.

4. Erinnerung an die Abreise (1 Tag vor dem Check-out, 18 Uhr)

Hallo [Vorname des Gastes], kurze Erinnerung: Der Check-out ist morgen bis [Check-out-Zeit]. Bitte legen Sie die Schlüssel dorthin zurück, wo Sie sie gefunden haben, und starten Sie nach Möglichkeit die Spülmaschine. Gute Heimreise!

5. Dank und Bitte um Bewertung (2 Stunden nach dem Check-out)

Vielen Dank für Ihren Aufenthalt, [Vorname des Gastes], es war schön, Sie zu Gast zu haben. Wenn es Ihnen gefallen hat, hilft mir eine Bewertung sehr. Sie sind jederzeit wieder willkommen.

Halten Sie jede Nachricht kurz. Gäste lesen am Handy, oft im Zug oder im Auto. Hausordnung, Restauranttipps und die Anleitung der Kaffeemaschine gehören in eine digitale Gästemappe, auf die Ihre Nachrichten per Link verweisen.

Platzhalter bei Airbnb und ihre Tücken

Airbnb nennt die Platzhalter „Details“: Felder, die beim Versand automatisch ausgefüllt werden. Besonders nützlich sind Vorname des Gastes, Datum und Uhrzeit von Check-in und Check-out, Adresse, Wegbeschreibung, WLAN-Name und Passwort, Ort, Hausregeln und Buchungscode.

Drei Fallen tauchen immer wieder auf.

Das leere Feld. Ein Detail wird nur gefüllt, wenn die Information im Inserat hinterlegt ist. Haben Sie nie eine Wegbeschreibung eingetragen, liest der Gast mitten in Ihrer Nachricht „nicht verfügbar“. Prüfen Sie vor dem Aktivieren, ob jedes verwendete Feld in jedem markierten Inserat ausgefüllt ist.

Selbst getippte Platzhalter. In Gastgeberforen finden sich viele Beispiele, in denen der Platzhalter samt Klammern beim Gast ankam. Nutzen Sie immer das Einfügemenü des Editors.

Der Türcode. In der Standardliste gibt es kein Detail für den Code der Schlüsselbox. Entweder schreiben Sie den Code direkt in eine Vorlage, die nur für dieses Inserat gilt, oder Sie hinterlegen ihn in den Check-in-Anweisungen des Inserats, die Airbnb dem Gast kurz vor der Anreise anzeigt. Wechseln Sie den Code nach jedem Aufenthalt, wie es unser Ratgeber zur Schlüsselbox für die Ferienwohnung empfiehlt, reicht eine feste Vorlage nicht mehr.

Wo die Airbnb-Nachrichtenvorlagen an ihre Grenzen stoßen

Geplante Schnellantworten erledigen eine Aufgabe gut: einen Text zur festen Zeit zu verschicken. Alles darüber hinaus fällt durch.

Nur ein Kanal. Die Vorlagen existieren nur bei Airbnb. Kommen Buchungen auch über Booking.com, Vrbo oder Ihre eigene Website, brauchen Sie dort einen zweiten Satz Vorlagen mit eigenen Einstellungen.

Keine Antworten auf Fragen. Eine geplante Nachricht spricht, sie hört nicht zu. Fragt der Gast um 23 Uhr „Ist der Parkplatz kostenlos?“, antwortet niemand außer Ihnen.

Wenig Personalisierung. Details decken Daten und Inseratsangaben ab. Von einer spät angekündigten Anreise, einem Baby im Gepäck oder der Sprache, die der Gast wirklich spricht, wissen sie nichts.

Starrer Zeitplan. Die Nachricht geht pünktlich raus, auch wenn der Gast die Info schon telefonisch bekommen hat oder die Buchung sich inzwischen geändert hat.

Airbnb-Nachrichten automatisieren mit einem KI-Concierge

Geplante Nachrichten senden, ein KI-Concierge antwortet. Deshalb kombinieren Gastgeber mit mehr als ein paar Wohnungen meist beides.

Das Prinzip: Ein Assistent lernt die Informationen Ihrer Unterkunft (Zugang, Ausstattung, Regeln, Umgebung) und beantwortet Gästefragen auf dieser Grundlage, rund um die Uhr und in der Sprache des Gastes. Weiß er etwas nicht, leitet er die Frage an Sie weiter, statt zu raten. Wie das funktioniert und worauf Sie bei der Auswahl achten, erklärt unser Artikel zum KI-Chatbot für Ferienvermietung.

Mit dem KI-Concierge von Lyvo stützt sich der Assistent auf Ihren Gästeguide. Den erstellen Sie in weniger als zehn Minuten: Lyvo schreibt die Rubriken, übernimmt Antworten aus Ihren bisherigen Nachrichten und schlägt Restaurants und Ausflugsziele rund um jede Unterkunft vor. Gäste öffnen den Guide per Link oder QR-Code, ohne App, und können dort eine Zusatzreinigung oder einen späten Check-out direkt bezahlen.

Für zwei Wohnungen genügen die Airbnb-Vorlagen oft. Für eine Agentur mit dreißig Einheiten auf drei Plattformen wird die Lücke schnell groß.

Häufige Fehler bei automatischen Nachrichten

Alles automatisieren. Wer in vier Tagen sieben Nachrichten bekommt, fühlt sich wie im Gespräch mit einer Maschine. Fünf gut getimte Nachrichten reichen für einen normalen Aufenthalt.

Wie eine Bedienungsanleitung schreiben. „Der Check-in erfolgt ab 15:00 Uhr“ klingt nach Amt. „Sie können ab 15 Uhr anreisen“ sagt dasselbe mit menschlicher Stimme.

Doppelte Nachrichten mit dem PMS. Verschickt Ihre Verwaltungssoftware bereits Nachrichten, schalten Sie die entsprechenden Airbnb-Vorlagen ab. Zwei Abreiseerinnerungen im Abstand von zehn Minuten wirken unprofessionell.

Airbnbs eigene Erinnerungen übersehen. Die Plattform schickt Gästen selbst einige Hinweise. Spielen Sie eine Testbuchung komplett durch, um Doppelungen zu finden.

Nie gegenlesen. Eine Vorlage aus dem März erwähnt im August noch den geschlossenen Pool. Prüfen Sie Ihre Texte bei jedem Saisonwechsel.

FAQ

Wie plane ich eine automatische Nachricht bei Airbnb?

Öffnen Sie Nachrichten, dann Einstellungen und Schnellantworten. Erstellen Sie eine Vorlage, schreiben Sie den Text, markieren Sie die Inserate und aktivieren Sie die Planung mit einem Ereignis (Buchung, Check-in, Check-out) und einem Zeitpunkt. Die Vorlage gilt auch für bereits bestätigte Buchungen.

Kann Airbnb Gästefragen automatisch beantworten?

Mit geplanten Schnellantworten nicht: Sie gehen zu festen Zeiten raus, ohne eingehende Nachrichten zu lesen. Für Antworten brauchen Sie einen KI-Concierge, der die Informationen Ihrer Unterkunft kennt, selbst antwortet und Ihnen weiterleitet, was er nicht klären kann.

Welche Nachrichten sollte ich zuerst automatisieren?

Zuerst die Anreiseinfos, weil sie die meisten Rückfragen auslösen. Danach Buchungsbestätigung, Abreiseerinnerung, Nachfrage am ersten Morgen und Bitte um Bewertung.

Funktionieren automatische Nachrichten auch bei Booking.com?

Airbnb-Vorlagen bleiben bei Airbnb. Booking.com bietet eigene Vorlagen, die Sie separat einrichten. Wer beides an einem Ort steuern will, nutzt ein PMS oder ein zentrales Postfach.

Kann eine automatische Nachricht den Türcode enthalten?

Ja, direkt in einer Vorlage für dieses Inserat oder über die Check-in-Anweisungen des Inserats. Kein Standard-Detail erzeugt den Code, deshalb braucht ein Code, der nach jedem Aufenthalt wechselt, eine manuelle Anpassung oder ein eigenes Werkzeug.

Die geplanten Nachrichten von Airbnb sind ein guter Anfang, und Sie können sie heute Abend einrichten. Wenn Ihre Gäste auch Antworten bekommen sollen, sehen Sie sich den KI-Concierge von Lyvo an und vergleichen Sie die Tarife auf der Seite Preise.