Plantilla manual de bienvenida: estructura completa
Por Clément · Cofundador de Lyvo, producto y tecnología
Una buena plantilla de manual de bienvenida sigue la estancia en orden: antes de la llegada, la llegada, el alojamiento, el barrio y la salida. La estructura que encontrarás abajo tiene diez secciones. En cada una verás los campos que hay que rellenar y una frase tipo para adaptar. Cópiala, completa los corchetes y tu manual estará listo.
Esta página es una herramienta de trabajo. Si antes quieres entender para qué sirve un manual de bienvenida y cómo encaja en tu forma de recibir, empieza por nuestra guía completa del manual de bienvenida para Airbnb y vuelve aquí con tu alojamiento en mente.
Qué debe cubrir una plantilla de manual de bienvenida
El huésped abre tu manual con una pregunta concreta: dónde está la llave, cuál es la contraseña del wifi, a qué hora tiene que salir. No lo lee de principio a fin. Por eso tu plantilla debe seguir la cronología de la estancia, para que cada respuesta esté donde el huésped la busca.
Este es el esqueleto en diez secciones:
- Bienvenida y contacto
- Acceso y llegada
- Wifi
- El alojamiento, estancia por estancia
- Electrodomésticos e instrucciones
- Normas de la casa
- Seguridad y emergencias
- Barrio y recomendaciones
- Servicios opcionales
- Salida
El orden importa. El wifi va en tercer lugar porque es lo primero que el huésped pregunta al cruzar la puerta. La propia guía de Airbnb para escribir el manual de la casa aconseja poner la contraseña del wifi al principio, por ese mismo motivo. La salida cierra el manual: el huésped la consulta la noche anterior, no el primer día.
La plantilla para copiar, sección por sección
Sustituye cada corchete por tus datos. Escribe frases cortas: tu huésped lee en el móvil, muchas veces de pie frente a la puerta y con la maleta.
1. Bienvenida y contacto
Campos: tu nombre, un teléfono disponible, tu horario de respuesta.
¡Bienvenido a casa de [nombre]! Para cualquier duda, escríbeme al [número], respondo de [hora] a [hora]. En caso de urgencia, llámame directamente.
2. Acceso y llegada
Campos: dirección exacta, una referencia visual, código del portal o de la caja de llaves, planta, hora de llegada.
El piso está en [dirección], puerta [color] junto a [referencia]. El código del portal es [código]. La caja de llaves está a la derecha de la puerta, código [código]. Puedes llegar a partir de las [hora].
3. Wifi
Campos: nombre de la red, contraseña, ubicación del router.
Red: [nombre]. Contraseña: [contraseña]. El router está [ubicación]. Si se corta la conexión, desenchúfalo diez segundos.
4. El alojamiento, estancia por estancia
Campos: número de camas, ropa de cama incluida, armarios libres.
Las sábanas y toallas están en [lugar]. Tienes mantas extra en [armario].
5. Electrodomésticos e instrucciones
Campos: un bloque por aparato (vitrocerámica, horno, lavadora, aire acondicionado, televisión), tres pasos como máximo.
Lavadora: programa [nombre] para un lavado normal, el detergente está bajo el fregadero. El ciclo dura [duración].
6. Normas de la casa
Campos: tabaco, fiestas, mascotas, silencio a partir de [hora], reciclaje.
Por favor, baja el volumen a partir de las [hora], los vecinos madrugan. Reciclaje: contenedor [color] para el vidrio, [color] para el resto.
7. Seguridad y emergencias
Campos: extintor, llave de paso del agua y cuadro eléctrico, farmacia de guardia, teléfono de emergencias 112.
8. Barrio y recomendaciones
Campos: panadería, supermercado, tres restaurantes, una actividad, transporte público.
9. Servicios opcionales
Campos: limpieza durante la estancia, llegada anticipada, salida tardía, alquiler de bicicletas, cada uno con su precio.
10. Salida
Campos: hora límite, dónde dejar las llaves, qué esperas (platos, basura, ventanas).
La salida es antes de las [hora]. Por favor, pon el lavavajillas, saca la basura y deja las llaves en la caja, código [código].
Esta plantilla te da la estructura. Un manual en línea añade a cada sección fotos, traducciones y servicios reservables: nuestras soluciones para anfitriones y gestores muestran lo que cada apartado puede incluir más allá del texto.
Los 3 errores clásicos al rellenar una plantilla
El tocho ilegible
Se pega el reglamento de la comunidad de vecinos, la historia del barrio y el manual completo de la caldera. El huésped busca la contraseña del wifi y tiene que deslizar cuatro pantallas. Una sección, una pregunta, de tres a cinco líneas. Si ocupa más, divídela.
La información caducada
El restaurante recomendado cerró en marzo, el código de la caja de llaves cambió en junio, cambiaron el router. Basta una línea falsa para que el huésped dude de todo lo demás. Anota una fecha de revisión al final del documento y respétala en cada cambio de temporada.
La jerga de anfitrión
«Self check-in con keybox», «ropa de cama opcional», «limpieza final incluida según condiciones». Tú entiendes estas frases porque las escribes a diario. Una pareja de jubilados alemanes, quizá no. Escribe lo que la persona tiene que hacer: «La llave está en la cajita a la derecha de la puerta, código 4512».
Adaptar la plantilla a tu alojamiento
La misma estructura sirve para todo, pero el peso de cada sección cambia según el inmueble.
Estudio en el centro
El acceso concentra los problemas: código del portal, telefonillo, ascensor, número de puerta y, a veces, un cuarto de bicis. Desarrolla la sección 2 y añade una foto del portal. La sección 8 puede limitarse al transporte y a dos sitios que abran tarde. Las normas insisten en el ruido y el reciclaje.
Casa familiar
La sección 5 crece: lavavajillas, cuna de viaje, trona, barbacoa. Añade en la sección 7 los puntos de seguridad para niños (escaleras, piscina, productos de limpieza guardados en alto). Los servicios opcionales cobran sentido: una cesta de bienvenida con la compra hecha o una limpieza a mitad de una semana completa.
Alojamiento con exteriores
Jardín, terraza, piscina o jacuzzi necesitan su propio bloque: horarios de uso, cuidados esperados, riego, cojines que hay que recoger antes de la lluvia. Para una casa en Mallorca o una masía en el Empordà, añade también las indicaciones de temporada: chimenea, ahorro de agua, riesgo de incendio.
De la plantilla en Word al manual de bienvenida digital
Una plantilla en Word o Google Docs basta para un primer alojamiento. Los límites aparecen en cuanto modificas el manual.
Cambias el código de la caja de llaves: hay que editar el archivo, exportar un nuevo PDF, reenviarlo a los huéspedes que ya han reservado y volver a imprimir la copia de la mesa. Quieres añadir una foto del cuadro eléctrico: se descuadra la maquetación. Reserva un huésped italiano: traduces a mano o confías en que lea español.
Rellenar bien una plantilla a mano lleva entre una y dos horas. Con Lyvo el punto de partida cambia: la IA redacta las secciones a partir de tu alojamiento, recupera las respuestas que ya diste en mensajes anteriores y propone restaurantes y actividades cerca de la dirección. Eliges un diseño predefinido, lo revisas y el manual está listo para usar en menos de diez minutos.
La sección 9 cambia entonces de función. En un Word, «limpieza extra: 40 €» es una línea de texto. En un manual en línea, el huésped reserva y paga el servicio desde su móvil. Nuestra página dedicada muestra cómo pasar de la plantilla al manual de bienvenida digital.
Compartir el manual una vez relleno
Queda hacer llegar el manual al huésped. Dos canales cubren casi todo.
El enlace antes de la llegada
Envíalo dos o tres días antes de la estancia, dentro del mensaje con las instrucciones de llegada. El huésped prepara el trayecto, localiza la caja de llaves en la foto y llega sin llamarte. Si tus mensajes ya salen solos, añade el enlace a la plantilla correspondiente: nuestro artículo sobre los mensajes automáticos de Airbnb explica dónde colocarlo. También puedes automatizar el check-in de tu alquiler vacacional para todas tus reservas.
El código QR en el alojamiento
Imprímelo en una tarjeta junto a la entrada, en la nevera o al lado del router. El huésped lo escanea con la cámara del móvil, sin instalar ninguna aplicación. Además resuelve la pregunta de «¿tengo que reimprimirlo todo?»: el QR no cambia, el contenido que hay detrás se actualiza.
Guarda una versión en papel breve para quienes prefieren la hoja impresa: contacto, wifi, salida y el código QR al resto.
Preguntas frecuentes
¿Existe una plantilla de manual de bienvenida gratis?
Sí. La estructura de diez secciones de este artículo es de uso libre: cópiala en un procesador de texto y rellena los corchetes. Para una versión en línea, varias herramientas ofrecen plantillas listas, y algunas generan el contenido a partir de los datos de tu alojamiento.
¿Qué extensión debe tener un manual de bienvenida?
Apunta a entre tres y cinco líneas por sección y diez secciones en total. En papel ocupa de cuatro a seis páginas. En línea importa más la navegación que la extensión: el huésped debe encontrar el código de la puerta en dos toques.
¿Necesito una plantilla distinta para Airbnb y Booking?
No. El contenido es el mismo sea cual sea la plataforma de reserva. Solo cambia el canal de envío: un enlace en la mensajería de Airbnb, otro en el mensaje de Booking y el mismo código QR en el alojamiento.
¿Cómo actualizo el manual sin reimprimirlo?
Pasa a un manual en línea y coloca un código QR en el alojamiento. Modificas el contenido una vez y cada huésped ve la versión actualizada, incluso quien recibió el enlace semanas antes.
Rellena la plantilla esta noche para un alojamiento, pruébala en tus dos próximas reservas y ajústala. Cuando quieras extenderla a varios inmuebles o idiomas, compara los planes en nuestra página de precios.
