Gästemappe Vorlage: komplette Struktur zum Ausfüllen
Von Clément · Mitgründer von Lyvo, Produkt und Technologie
Eine gute Gästemappe Vorlage folgt dem Aufenthalt in seiner Reihenfolge: vor der Anreise, Ankunft, Unterkunft, Umgebung, Abreise. Die Struktur unten hat zehn Abschnitte. Zu jedem finden Sie die Felder zum Ausfüllen und einen Mustersatz zum Anpassen. Kopieren, eckige Klammern ersetzen, fertig.
Diese Seite ist ein Arbeitswerkzeug. Wenn Sie zuerst verstehen möchten, was eine Gästemappe für Ihre Vermietung leistet, lesen Sie unseren kompletten Guide zur digitalen Gästemappe und kommen Sie dann mit Ihrer Unterkunft im Kopf hierher zurück.
Was eine Gästemappe Vorlage abdecken muss
Gäste öffnen Ihre Mappe mit einer konkreten Frage: Wo ist der Schlüssel, wie lautet das WLAN-Passwort, wann muss ich raus? Niemand liest sie von vorne bis hinten. Ihre Vorlage sollte deshalb dem zeitlichen Ablauf des Aufenthalts folgen, damit jede Antwort dort steht, wo der Gast sie sucht.
Das Gerüst in zehn Abschnitten:
- Willkommen und Kontakt
- Anreise und Zugang
- WLAN
- Die Unterkunft, Raum für Raum
- Geräte und Bedienung
- Hausordnung
- Sicherheit und Notfälle
- Umgebung und Empfehlungen
- Zusatzleistungen
- Abreise
Die Reihenfolge zählt. Das WLAN steht an dritter Stelle, weil Gäste direkt nach dem Betreten danach fragen. Auch Airbnb empfiehlt in seinem Leitfaden zum Hausbuch, das WLAN-Passwort aus genau diesem Grund ganz nach oben zu setzen. Die Abreise kommt zum Schluss: Gäste lesen sie am Vorabend, nicht am ersten Tag.
Die Vorlage zum Kopieren, Abschnitt für Abschnitt
Ersetzen Sie jede Klammer durch Ihre Angaben. Halten Sie die Sätze kurz: Ihr Gast liest auf dem Handy, oft mit Koffer vor der Haustür.
1. Willkommen und Kontakt
Felder: Ihr Vorname, eine erreichbare Nummer, Ihre Antwortzeiten.
Willkommen bei [Name]! Bei Fragen schreiben Sie mir an [Nummer], ich antworte von [Uhrzeit] bis [Uhrzeit]. Im Notfall rufen Sie direkt an.
2. Anreise und Zugang
Felder: genaue Adresse, sichtbares Erkennungsmerkmal, Tür- oder Schlüsselboxcode, Stockwerk, Check-in-Zeit.
Die Wohnung liegt in der [Adresse], [Farbe] Tür neben [Merkmal]. Der Code für die Haustür lautet [Code]. Die Schlüsselbox hängt rechts neben der Tür, Code [Code]. Anreise ab [Uhrzeit].
3. WLAN
Felder: Netzwerkname, Passwort, Standort des Routers.
Netzwerk: [Name]. Passwort: [Passwort]. Der Router steht [Standort]. Bricht die Verbindung ab, ziehen Sie zehn Sekunden den Stecker.
4. Die Unterkunft, Raum für Raum
Felder: Anzahl der Schlafplätze, gestellte Wäsche, freie Schränke.
Bettwäsche und Handtücher finden Sie in [Ort]. Zusätzliche Decken liegen im [Schrank].
5. Geräte und Bedienung
Felder: ein Block pro Gerät (Herd, Backofen, Waschmaschine, Heizung, Fernseher), höchstens drei Schritte.
Waschmaschine: Programm [Name] für die normale Wäsche, Waschmittel unter der Spüle. Ein Durchgang dauert [Dauer].
6. Hausordnung
Felder: Rauchen, Partys, Haustiere, Ruhezeit ab [Uhrzeit], Mülltrennung.
Bitte ab [Uhrzeit] leise sein, die Nachbarn stehen früh auf. Mülltrennung: [Farbe] Tonne für Glas, [Farbe] Tonne für den Rest.
7. Sicherheit und Notfälle
Felder: Feuerlöscher, Haupthahn und Sicherungskasten, nächste Apotheke, Notrufnummer 112.
8. Umgebung und Empfehlungen
Felder: Bäckerei, Supermarkt, drei Restaurants, eine Aktivität, öffentliche Verkehrsmittel.
9. Zusatzleistungen
Felder: Zwischenreinigung, früher Check-in, später Check-out, Fahrradverleih, jeweils mit Preis.
10. Abreise
Felder: Uhrzeit, Ort für die Schlüssel, was Sie erwarten (Geschirr, Müll, Fenster).
Die Abreise erfolgt bis [Uhrzeit]. Bitte starten Sie die Spülmaschine, bringen Sie den Müll raus und legen Sie die Schlüssel in die Box, Code [Code].
Die Vorlage liefert Ihnen die Struktur. Eine Online-Gästemappe ergänzt jede Rubrik um Fotos, Übersetzungen und buchbare Leistungen: Unsere Lösungen für Gastgeber und Verwaltungen zeigen, was jeder Abschnitt über reinen Text hinaus enthalten kann.
3 typische Fehler beim Ausfüllen einer Vorlage
Die Textwand
Gastgeber kopieren die komplette Hausordnung der Eigentümergemeinschaft, die Geschichte des Viertels und die Bedienungsanleitung der Therme hinein. Der Gast sucht das WLAN-Passwort und scrollt vier Bildschirme lang. Ein Abschnitt, eine Frage, drei bis fünf Zeilen. Alles darüber hinaus aufteilen.
Veraltete Angaben
Das empfohlene Restaurant hat im März geschlossen, der Code der Schlüsselbox hat sich im Juni geändert, der Router wurde getauscht. Eine einzige falsche Zeile reicht, damit der Gast allem anderen misstraut. Notieren Sie unten im Dokument ein Prüfdatum und halten Sie es zu jedem Saisonwechsel ein.
Gastgeber-Jargon
„Self-Check-in via Keybox“, „Wäschepaket optional“, „Endreinigung nach Vereinbarung inklusive“. Sie verstehen diese Sätze, weil Sie sie täglich schreiben. Ein Rentnerpaar aus Frankreich vielleicht nicht. Schreiben Sie, was die Person tun soll: „Der Schlüssel liegt in der kleinen Box rechts neben der Tür, Code 4512.“
Die Vorlage an Ihre Unterkunft anpassen
Die gleiche Struktur passt überall, aber das Gewicht der Abschnitte verschiebt sich je nach Objekt.
Stadtapartment
Beim Zugang hakt es am häufigsten: Türcode, Gegensprechanlage, Aufzug, Wohnungsnummer, manchmal ein Fahrradkeller. Bauen Sie Abschnitt 2 aus und fügen Sie ein Foto der Haustür hinzu. Abschnitt 8 kann sich auf Verkehrsmittel und zwei Adressen beschränken, die spät geöffnet haben. Die Hausordnung betont Ruhezeiten und Mülltrennung.
Ferienhaus für Familien
Abschnitt 5 wächst: Spülmaschine, Reisebett, Hochstuhl, Grill. Ergänzen Sie in Abschnitt 7 Hinweise zur Kindersicherheit (Treppe, Pool, Putzmittel weit oben verstaut). Zusatzleistungen ergeben hier Sinn: ein Einkaufskorb zur Ankunft, eine Zwischenreinigung bei einer ganzen Woche.
Unterkunft mit Außenbereich
Garten, Terrasse, Pool oder Whirlpool brauchen einen eigenen Block: Nutzungszeiten, erwartete Pflege, Hinweise zum Gießen, Polster bei Regen reinholen. Für ein Ferienhaus an der Ostsee oder ein Chalet im Engadin kommen saisonale Hinweise dazu: Kaminofen, Schneeräumen, Waldbrandgefahr.
Von der Word-Vorlage zur digitalen Gästemappe
Für die erste Ferienwohnung reicht eine Vorlage in Word oder Google Docs aus. Die Grenzen zeigen sich, sobald Sie die Mappe ändern.
Sie ändern den Code der Schlüsselbox: Datei anpassen, neues PDF exportieren, an bereits gebuchte Gäste schicken, die Version auf dem Tisch neu drucken. Sie möchten ein Foto vom Sicherungskasten ergänzen: Das Layout verrutscht. Ein Gast aus Italien bucht: Sie übersetzen von Hand oder hoffen, dass er Deutsch liest.
Eine Vorlage von Hand sauber auszufüllen dauert ein bis zwei Stunden. Mit Lyvo ändert sich der Ausgangspunkt: Die KI schreibt die Rubriken anhand Ihrer Unterkunft, übernimmt Antworten, die Sie in früheren Gästenachrichten bereits gegeben haben, und schlägt Restaurants und Aktivitäten rund um die Adresse vor. Sie wählen ein vorgefertigtes Design, lesen gegen, und die Mappe ist in weniger als zehn Minuten einsatzbereit.
Abschnitt 9 bekommt dann eine andere Rolle. In einer Word-Datei bleibt „Zwischenreinigung: 40 €“ eine Textzeile. In einer Online-Gästemappe bucht und bezahlt der Gast die Leistung direkt auf dem Handy. Unsere Seite zeigt den Schritt von der Vorlage zur digitalen Gästemappe.
Die fertige Gästemappe an Gäste verteilen
Bleibt die Frage, wie die Mappe zum Gast kommt. Zwei Kanäle decken das Wesentliche ab.
Der Link vor der Anreise
Schicken Sie ihn zwei bis drei Tage vor dem Aufenthalt mit der Anreisenachricht. Der Gast plant den Weg, erkennt die Schlüsselbox auf dem Foto und kommt an, ohne Sie anzurufen. Wenn Ihre Nachrichten bereits automatisch verschickt werden, fügen Sie den Link in die passende Vorlage ein: Unser Artikel über automatische Nachrichten bei Airbnb zeigt, wo er hingehört. Sie können auch den Check-in Ihrer Ferienwohnung automatisieren und die Anreiseinfos für alle Buchungen verschicken lassen.
Der QR-Code vor Ort
Drucken Sie ihn auf eine kleine Karte am Eingang, an den Kühlschrank oder neben den Router. Der Gast scannt mit der Handykamera, ohne App. Damit erledigt sich auch die Frage „Muss ich alles neu drucken?“: Der QR-Code bleibt gleich, der Inhalt dahinter wird aktualisiert.
Behalten Sie eine kurze Papierversion für Gäste, die lieber ein Blatt in der Hand halten: Kontakt, WLAN, Abreise und der QR-Code zum Rest.
FAQ
Gibt es eine kostenlose Gästemappe Vorlage?
Ja. Die Struktur mit zehn Abschnitten aus diesem Artikel ist frei nutzbar: in ein Textprogramm kopieren und die Klammern ausfüllen. Für eine Online-Version bieten mehrere Tools fertige Vorlagen an, einige erstellen die Inhalte direkt aus den Angaben zu Ihrer Unterkunft.
Wie lang sollte eine Gästemappe sein?
Drei bis fünf Zeilen pro Abschnitt, zehn Abschnitte insgesamt. Gedruckt sind das vier bis sechs Seiten. Online zählt die Navigation mehr als die Länge: Der Gast sollte den Türcode mit zwei Fingertipps finden.
Brauche ich für Airbnb und Booking.com unterschiedliche Vorlagen?
Nein. Der Inhalt bleibt gleich, egal über welche Plattform gebucht wurde. Nur der Versandweg ändert sich: ein Link im Airbnb-Postfach, ein Link in der Booking.com-Nachricht und derselbe QR-Code in der Unterkunft.
Wie aktualisiere ich meine Gästemappe, ohne alles neu zu drucken?
Wechseln Sie zu einer Online-Gästemappe und hängen Sie einen QR-Code in der Unterkunft auf. Sie ändern den Inhalt einmal, und jeder Gast sieht die aktuelle Version, auch wer den Link schon vor Wochen bekommen hat.
Füllen Sie die Vorlage heute Abend für eine Unterkunft aus, testen Sie sie bei den nächsten zwei Buchungen und passen Sie dann an. Wenn Sie sie auf mehrere Objekte oder Sprachen ausweiten möchten, vergleichen Sie die Tarife auf unserer Preisseite.
