Messaggi automatici Airbnb: la guida completa

I messaggi automatici di Airbnb sono risposte rapide programmate: lei scrive un modello una volta sola e Airbnb lo invia a ogni ospite in un momento preciso, per esempio subito dopo la prenotazione, il giorno prima dell’arrivo o qualche ora dopo la partenza. Si configurano nelle impostazioni dei messaggi in una decina di minuti, con campi che inseriscono nome, date e Wi-Fi.

Lo strumento è gratuito e funziona. Ha però dei punti ciechi che si scoprono nel momento peggiore, magari un venerdì sera in cui l’ospite non trova la cassetta portachiavi. Qui trova come configurarlo, quali messaggi programmare e quando serve qualcosa di più.

Perché automatizzare i messaggi agli ospiti

Gestisco alloggi da anni e lo schema non cambia: a ogni prenotazione si scrivono gli stessi messaggi nello stesso momento del soggiorno. Conferma, istruzioni di arrivo, promemoria della partenza, richiesta di recensione. Scriverli a mano non le insegna nulla sui suoi ospiti e le toglie attenzione.

Programmarli le porta tre vantaggi:

• Tempo. Cinque messaggi per soggiorno, moltiplicati per ogni prenotazione di ogni alloggio: il conto sale in fretta. Una volta programmati, partono senza di lei.
• Costanza. Un messaggio che arriva sempre alle 10 del giorno prima rassicura più di un messaggio perfetto inviato una volta su due.
• Un voto migliore sulla comunicazione. Gli ospiti valutano la comunicazione su cinque stelle. Raramente penalizzano un host sintetico; penalizzano molto di più un host che tace mentre loro sono davanti alla porta. La nostra guida per migliorare le recensioni su Airbnb approfondisce le altre leve.

L’automazione non la sostituisce. Le lascia tempo per i messaggi che meritano una risposta vera.

Come programmare i messaggi su Airbnb, passo dopo passo

Airbnb chiama questa funzione «risposte rapide programmate» ed è disattivata di default. La procedura ufficiale si trova nel Centro assistenza Airbnb. Da computer bastano sei passaggi:

1. Apra Messaggi e clicchi sull’icona delle Impostazioni (la rotella).
2. Scelga Risposte rapide, poi Crea.
3. Se gestisce diverse tipologie di alloggio, selezioni quella giusta.
4. Dia un nome al modello, scriva il messaggio e spunti gli annunci a cui si applica.
5. Attivi la programmazione: scelga l’evento che la fa scattare e il momento (prima o dopo).
6. Salvi.

Gli eventi seguono la vita di una prenotazione: nuova prenotazione, check-in e check-out. Poi si imposta uno scarto, come «1 giorno prima del check-in alle 10» o «2 ore dopo il check-out». Gli invii partono nel fuso orario dell’annuncio, un dettaglio che conta se gestisce un appartamento a Lisbona da Milano, con un’ora di differenza.

Un modello programmato vale per le prenotazioni in corso e future. Se lo crea di martedì, l’ospite che arriva giovedì lo riceverà. Rilegga quindi ogni modello prima di attivarlo.

Nella scheda di ogni prenotazione trova inoltre la cronologia dei messaggi previsti. Può saltarne uno, modificarlo solo per quell’ospite o inviarlo in anticipo.

Cinque modelli di messaggio Airbnb da programmare subito

Cinque momenti coprono quasi tutto il soggiorno. I modelli usano campi tra parentesi quadre; in Airbnb li inserisca dal menu dell’editor invece di digitarli.

1. Conferma della prenotazione (subito dopo la prenotazione)

Buongiorno [nome dell’ospite], grazie per la prenotazione dal [data di check-in] al [data di check-out]. Le invierò le istruzioni di accesso il giorno prima dell’arrivo. Nel frattempo mi scriva pure per qualsiasi domanda sull’alloggio o sul quartiere.

2. Istruzioni di arrivo (1 giorno prima del check-in, ore 10)

Buongiorno [nome dell’ospite], è tutto pronto per domani. Il check-in è dalle [orario di check-in] a questo indirizzo: [indirizzo]. Indicazioni: [indicazioni stradali]. La rete Wi-Fi si chiama [nome Wi-Fi], password: [password Wi-Fi]. Buon viaggio!

3. Messaggio della prima mattina (1 giorno dopo il check-in, ore 11)

Buongiorno [nome dell’ospite], spero che la prima notte sia andata bene. Manca qualcosa? Me lo dica e risolvo oggi stesso.

Questo messaggio intercetta i piccoli problemi, una lampadina fulminata o un cuscino in meno, prima che finiscano in una recensione.

4. Promemoria della partenza (1 giorno prima del check-out, ore 18)

Buonasera [nome dell’ospite], le ricordo che il check-out è domani entro le [orario di check-out]. Lasci le chiavi dove le ha trovate e, se possibile, avvii la lavastoviglie. Buon rientro!

5. Ringraziamento e richiesta di recensione (2 ore dopo il check-out)

Grazie per il soggiorno, [nome dell’ospite], è stato un piacere ospitarla. Se si è trovato bene, una recensione mi aiuta molto. Sarà sempre il benvenuto.

Tenga ogni messaggio breve. L’ospite legge sul telefono, spesso in treno o in taxi. Regole della casa, ristoranti consigliati e istruzioni della macchina del caffè trovano posto in una guida di benvenuto Airbnb, che i suoi messaggi possono richiamare con un link.

I campi personalizzati di Airbnb e le loro trappole

Airbnb chiama questi campi «dettagli»: si compilano da soli al momento dell’invio. I più utili sono nome dell’ospite, date e orari di check-in e check-out, indirizzo, indicazioni, nome e password del Wi-Fi, città, regole della casa e codice di conferma.

Tre trappole tornano spesso.

Il campo vuoto. Un dettaglio si compila solo se l’informazione esiste nell’annuncio. Se non ha mai inserito le indicazioni, l’ospite leggerà «non disponibile» in mezzo al messaggio. Prima di attivare un modello, verifichi che ogni campo usato sia compilato in ogni annuncio spuntato.

La sintassi digitata a mano. Nei forum degli host si vedono molti modelli in cui il campo è arrivato all’ospite così com’era, parentesi comprese. Usi sempre il menu di inserimento dell’editor.

Il codice d’ingresso. L’elenco standard non prevede un dettaglio per il codice della cassetta portachiavi. Può scriverlo direttamente in un modello dedicato a quell’annuncio oppure inserirlo nelle istruzioni per il check-in dell’annuncio, che Airbnb mostra all’ospite poco prima dell’arrivo. Se cambia il codice a ogni soggiorno, come consiglia la nostra guida sulla cassetta portachiavi per Airbnb, un modello fisso non basta più.

I limiti dei messaggi automatici nativi

Le risposte rapide programmate fanno bene una cosa sola: inviare un testo a un orario fisso. Tutto il resto sfugge.

Un solo canale. Questi modelli esistono solo su Airbnb. Se una parte delle prenotazioni arriva da Booking.com, Vrbo o dal suo sito, le serve un’altra serie di modelli altrove, con impostazioni e dimenticanze proprie.

Nessuna risposta alle domande. Un messaggio programmato parla, non ascolta. Se alle 23 l’ospite chiede «Il parcheggio è gratuito?», risponde solo lei.

Personalizzazione limitata. I dettagli coprono date e dati dell’annuncio. Non sanno nulla di un arrivo in tarda serata annunciato il giorno prima, di un viaggio con un neonato o della lingua che l’ospite preferisce davvero.

Calendario rigido. Il messaggio parte all’orario previsto anche se l’ospite ha già ricevuto l’informazione per telefono o se la prenotazione è cambiata nel frattempo.

Fare un passo avanti con un concierge IA

I messaggi programmati inviano, un concierge IA risponde. Per questo gli host che superano pochi alloggi finiscono per usare entrambi.

Il principio: un assistente impara le informazioni del suo alloggio (accesso, dotazioni, regole, quartiere) e risponde agli ospiti partendo da questi dati, giorno e notte, nella loro lingua. Quando una domanda esce da ciò che sa, la passa a lei invece di inventare. Funzionamento e criteri di scelta sono spiegati nel nostro articolo sul chatbot IA per affitti brevi.

Con il concierge IA di Lyvo, l’assistente si basa sulla sua guida per gli ospiti. La guida si prepara in meno di dieci minuti: Lyvo scrive le sezioni, riprende le risposte che lei ha già dato nei messaggi passati e propone ristoranti e attività vicino a ogni alloggio. L’ospite la apre da un link o da un QR code, senza installare app, e può prenotare una pulizia extra o un check-out posticipato con pagamento integrato.

Per un host con due appartamenti, i messaggi nativi di Airbnb spesso bastano. Per una società di gestione con trenta unità su tre piattaforme, il divario cresce in fretta.

Errori frequenti con i messaggi automatici

Automatizzare tutto. Un ospite che riceve sette messaggi in quattro giorni ha l’impressione di parlare con una macchina. Cinque invii ben piazzati bastano per un soggiorno normale.

Scrivere come un regolamento. «Il check-in verrà effettuato a partire dalle ore 15:00» sa di burocrazia. «Può arrivare dalle 15» dice la stessa cosa con voce umana.

Doppioni con il PMS. Se il suo gestionale invia già dei messaggi, disattivi gli equivalenti su Airbnb. Due promemoria di partenza a dieci minuti di distanza fanno una pessima impressione.

Dimenticare i promemoria di Airbnb. La piattaforma invia da sé alcuni avvisi all’ospite. Percorra una prenotazione di prova dall’inizio alla fine per scovare le ripetizioni.

Non rileggere mai. Un modello scritto a marzo parla ancora ad agosto della piscina chiusa. Rilegga i messaggi a ogni cambio di stagione.

Domande frequenti

Come si programma un messaggio automatico su Airbnb?

Apra Messaggi, poi Impostazioni e Risposte rapide. Crei un modello, scriva il testo, spunti gli annunci e attivi la programmazione scegliendo un evento (prenotazione, check-in o check-out) e un momento. Il modello vale anche per le prenotazioni già confermate.

Airbnb può rispondere automaticamente alle domande degli ospiti?

Non con le risposte rapide programmate: partono a un orario fisso senza leggere i messaggi ricevuti. Per rispondere alle domande serve un concierge IA collegato alle informazioni dell’alloggio, che risponde da solo e le inoltra ciò che non sa gestire.

Quali messaggi conviene automatizzare per primi?

Le istruzioni di arrivo, perché generano più domande di tutti. Poi la conferma della prenotazione, il promemoria della partenza, il messaggio della prima mattina e la richiesta di recensione.

I messaggi automatici funzionano anche su Booking?

I modelli di Airbnb restano su Airbnb. Booking.com ha i propri modelli, da configurare a parte. Per gestire entrambi da un unico punto, usi un PMS o una casella di posta centralizzata.

Un messaggio automatico può contenere il codice d’ingresso?

Sì, scrivendolo direttamente in un modello dedicato all’annuncio o aggiungendolo alle istruzioni per il check-in. Nessun dettaglio standard lo genera, quindi un codice che cambia a ogni soggiorno richiede un aggiornamento manuale o uno strumento dedicato.

I messaggi programmati di Airbnb sono un buon punto di partenza e può attivarli già stasera. Quando vorrà che i suoi ospiti ricevano anche delle risposte, dia un’occhiata al concierge IA di Lyvo e confronti i piani nella pagina prezzi.