Modello guida di benvenuto: la struttura completa
Di Clément · Cofondatore di Lyvo, prodotto e tecnologia
Un buon modello di guida di benvenuto segue il soggiorno nel suo ordine: prima dell’arrivo, l’arrivo, l’alloggio, il quartiere, la partenza. La struttura qui sotto conta dieci sezioni. Per ognuna trovi i campi da compilare e una frase tipo da adattare. Copiala, completa le parentesi quadre e la tua guida è pronta.
Questa pagina è uno strumento di lavoro. Se prima vuoi capire a cosa serve una guida di benvenuto e come si inserisce nella tua accoglienza, parti dalla nostra guida completa alla guida di benvenuto Airbnb, poi torna qui con il tuo alloggio in mente.
Cosa deve coprire un modello di guida di benvenuto
L’ospite apre la tua guida con una domanda precisa: dov’è la chiave, qual è la password del Wi-Fi, a che ora devo lasciare l’appartamento. Non la legge dall’inizio alla fine. Il tuo modello deve quindi seguire la cronologia del soggiorno, così ogni risposta si trova dove l’ospite la cerca.
Ecco lo scheletro in dieci sezioni:
- Benvenuto e contatti
- Accesso e arrivo
- Wi-Fi
- L’alloggio, stanza per stanza
- Elettrodomestici e istruzioni
- Regole della casa
- Sicurezza ed emergenze
- Quartiere e consigli
- Servizi su richiesta
- Partenza
L’ordine conta. Il Wi-Fi sta al terzo posto perché è la prima cosa che l’ospite chiede appena entrato. Anche la guida di Airbnb per scrivere il manuale della casa consiglia di mettere la password del Wi-Fi in cima, proprio per questo motivo. La partenza chiude la guida: l’ospite la consulta la sera prima, non il primo giorno.
Il modello da copiare, sezione per sezione
Sostituisci ogni parentesi con i tuoi dati. Scrivi frasi brevi: l’ospite legge sullo smartphone, spesso in piedi davanti alla porta con la valigia.
1. Benvenuto e contatti
Campi: il tuo nome, un numero raggiungibile, gli orari in cui rispondi.
Benvenuti a casa di [nome]! Per qualsiasi domanda scrivetemi al [numero], rispondo dalle [ora] alle [ora]. In caso di urgenza chiamatemi direttamente.
2. Accesso e arrivo
Campi: indirizzo esatto, un punto di riferimento visibile, codice del portone o della cassetta portachiavi, piano, orario di arrivo.
L’appartamento si trova in [indirizzo], portone [colore] accanto a [riferimento]. Il codice del portone è [codice]. La cassetta portachiavi è a destra della porta, codice [codice]. Arrivo possibile dalle [ora].
3. Wi-Fi
Campi: nome della rete, password, posizione del modem.
Rete: [nome]. Password: [password]. Il modem si trova [posizione]. Se la connessione cade, staccalo per dieci secondi.
4. L’alloggio, stanza per stanza
Campi: numero di posti letto, biancheria fornita, armadi disponibili.
Lenzuola e asciugamani sono in [posizione]. Trovate coperte in più nell’[armadio].
5. Elettrodomestici e istruzioni
Campi: un blocco per apparecchio (piano cottura, forno, lavatrice, climatizzatore, televisore), massimo tre passaggi ciascuno.
Lavatrice: programma [nome] per un lavaggio normale, il detersivo è sotto il lavello. Il ciclo dura [durata].
6. Regole della casa
Campi: fumo, feste, animali, silenzio dopo le [ora], raccolta differenziata.
Vi chiediamo di abbassare il volume dopo le [ora], i vicini si alzano presto. Raccolta differenziata: bidone [colore] per il vetro, [colore] per l’indifferenziato.
7. Sicurezza ed emergenze
Campi: estintore, rubinetto generale e quadro elettrico, farmacia di turno, numero di emergenza 112.
8. Quartiere e consigli
Campi: panificio o bar per la colazione, supermercato, tre ristoranti, un’attività, trasporti pubblici.
9. Servizi su richiesta
Campi: pulizia durante il soggiorno, check-in anticipato, check-out posticipato, noleggio bici, ognuno con il suo prezzo.
10. Partenza
Campi: orario limite, dove lasciare le chiavi, cosa ti aspetti (piatti, rifiuti, finestre).
La partenza è entro le [ora]. Vi chiediamo di avviare la lavastoviglie, portare fuori i rifiuti e lasciare le chiavi nella cassetta, codice [codice].
Questo modello ti dà la struttura. Una guida online aggiunge a ogni sezione foto, traduzioni e servizi prenotabili: le nostre soluzioni per host e property manager mostrano cosa può contenere ogni parte oltre al testo.
I 3 errori classici quando si compila un modello
Il muro di testo
Si incolla il regolamento condominiale, la storia del quartiere e il manuale completo della caldaia. L’ospite cerca la password del Wi-Fi e deve scorrere quattro schermate. Una sezione, una domanda, da tre a cinque righe. Se serve di più, dividi.
Le informazioni scadute
Il ristorante consigliato ha chiuso a marzo, il codice della cassetta è cambiato a giugno, il modem è stato sostituito. Basta una riga sbagliata perché l’ospite dubiti di tutto il resto. Annota una data di revisione in fondo al documento e rispettala a ogni cambio di stagione.
Il gergo da host
«Self check-in tramite keybox», «biancheria opzionale», «pulizia finale inclusa secondo condizioni». Tu capisci queste frasi perché le scrivi ogni giorno. Una coppia di pensionati tedeschi, forse no. Scrivi cosa deve fare la persona: «La chiave è nella cassettina a destra della porta, codice 4512».
Adattare il modello al tuo alloggio
La stessa struttura funziona ovunque, ma il peso di ogni sezione cambia a seconda dell’immobile.
Bilocale in città
L’accesso concentra le difficoltà: codice del portone, citofono, ascensore, numero dell’interno, a volte un deposito bici. Sviluppa la sezione 2 e aggiungi una foto del portone. La sezione 8 può limitarsi ai trasporti e a due locali aperti fino a tardi. Le regole insistono su rumore e differenziata.
Casa per famiglie
La sezione 5 cresce: lavastoviglie, lettino da viaggio, seggiolone, barbecue. Nella sezione 7 aggiungi i punti di attenzione per i bambini (scale, piscina, detersivi riposti in alto). I servizi su richiesta acquistano senso: una spesa pronta all’arrivo, una pulizia a metà di una settimana intera.
Alloggio con spazi esterni
Giardino, terrazza, piscina o idromassaggio meritano un blocco a parte: orari di utilizzo, cura richiesta, istruzioni per l’irrigazione, cuscini da ritirare prima della pioggia. Per un casale in Toscana o una baita in Trentino, aggiungi anche le indicazioni stagionali: stufa a legna, neve, rischio incendi.
Dal modello Word alla guida di benvenuto digitale
Un modello in Word o Google Docs basta per il primo alloggio. I limiti emergono appena modifichi la guida.
Cambi il codice della cassetta portachiavi: devi modificare il file, esportare un nuovo PDF, rimandarlo agli ospiti che hanno già prenotato e ristampare la copia sul tavolo. Vuoi aggiungere una foto del quadro elettrico: l’impaginazione salta. Prenota un ospite francese: traduci a mano o speri che legga l’italiano.
Compilare bene un modello a mano richiede da una a due ore. Con Lyvo il punto di partenza cambia: l’IA scrive le sezioni a partire dal tuo alloggio, recupera le risposte che hai già dato nei messaggi passati e propone ristoranti e attività vicino all’indirizzo. Scegli un design predefinito, rileggi e la guida è utilizzabile in meno di dieci minuti.
La sezione 9 cambia allora funzione. In un file Word, «pulizia extra: 40 €» resta una riga di testo. In una guida online, l’ospite prenota e paga il servizio direttamente dallo smartphone. La nostra pagina dedicata spiega come passare dal modello alla guida di benvenuto digitale.
Condividere la guida una volta compilata
Resta da far arrivare la guida all’ospite. Due canali coprono l’essenziale.
Il link prima dell’arrivo
Invialo due o tre giorni prima del soggiorno, nel messaggio con le istruzioni di arrivo. L’ospite prepara il tragitto, individua la cassetta portachiavi nella foto e arriva senza telefonarti. Se i tuoi messaggi partono già da soli, aggiungi il link al modello giusto: il nostro articolo sui messaggi automatici di Airbnb mostra dove inserirlo. Puoi anche automatizzare il check-in degli affitti brevi per tutte le prenotazioni.
Il QR code nell’alloggio
Stampalo su un cartoncino vicino all’ingresso, sul frigorifero o accanto al modem. L’ospite lo inquadra con la fotocamera del telefono, senza installare app. Risolve anche la domanda «devo ristampare tutto?»: il QR code resta lo stesso, il contenuto dietro si aggiorna.
Tieni una versione cartacea breve per chi preferisce il foglio stampato: contatti, Wi-Fi, partenza e il QR code verso il resto.
Domande frequenti
Esiste un modello di guida di benvenuto gratuito?
Sì. La struttura in dieci sezioni di questo articolo è libera: copiala in un programma di videoscrittura e compila le parentesi. Per una versione online, diversi strumenti offrono modelli pronti, e alcuni generano i contenuti a partire dai dati del tuo alloggio.
Quanto deve essere lunga una guida di benvenuto?
Punta a tre-cinque righe per sezione e dieci sezioni in tutto. Su carta occupa da quattro a sei pagine. Online conta più la navigazione della lunghezza: l’ospite deve trovare il codice della porta in due tocchi.
Serve un modello diverso per Airbnb e Booking?
No. Il contenuto resta lo stesso qualunque sia la piattaforma di prenotazione. Cambia solo il canale di invio: un link nella messaggistica di Airbnb, uno nel messaggio di Booking e lo stesso QR code nell’alloggio.
Come aggiorno la guida senza ristamparla?
Passa a una guida online ed esponi un QR code nell’alloggio. Modifichi il contenuto una volta e ogni ospite vede la versione aggiornata, anche chi ha ricevuto il link settimane prima.
Compila il modello stasera per un alloggio, provalo sulle prossime due prenotazioni e poi correggi. Quando vorrai estenderlo a più immobili o a più lingue, confronta i piani nella pagina prezzi.
